Chi phí mở quán cà phê: các khoản cần chuẩn bị

Chi phí mở quán cà phê là điều cần tính kỹ trước khi bắt đầu kinh doanh, giúp bạn tránh thiếu hụt vốn và tối ưu lợi nhuận. Ngân sách một quán không chỉ gồm mặt bằng và thiết bị, mà còn nhiều khoản dễ bị bỏ sót — trong đó thiết kế và thi công nội thất thường chiếm tỉ trọng lớn. Bài viết tổng hợp các loại chi phí cần chuẩn bị và cách dự trù hợp lý.

Đã có ý tưởng quán? Xem thêm 6 phong cách thiết kế nội thất quán cà phê được ưa chuộng để chọn hướng phù hợp ngân sách.

Các khoản chi phí chính khi mở quán cà phê

1. Thuê mặt bằng

Thường là khoản lớn nhất, đặc biệt ở khu trung tâm hoặc nơi đông người qua lại. Ngoài tiền thuê, cần tính thêm phí quản lý, điện nước và tiền cọc (thường vài tháng). Lưu ý điều khoản cọc và bàn giao trong hợp đồng thuê.

2. Thiết kế và thi công nội thất

Không gian là yếu tố quyết định thu hút khách, nên đây là khoản đầu tư đáng kể. Chi phí gồm:

• Đồ nội thất: bàn ghế, quầy bar, kệ trưng bày.
• Hoàn thiện: sơn/ốp tường, sàn, trần, hệ chiếu sáng.
• Hạng mục kỹ thuật F&B: khu pha chế, cấp thoát nước, hút mùi, điện công suất, chống thấm.

Mức chi phụ thuộc phong cách (vintage, hiện đại, minimalist) và diện tích. Industrial và Scandinavian thường tối ưu chi phí hoàn thiện hơn các phong cách nhiều chi tiết.

3. Trang thiết bị pha chế

Máy pha, máy xay, tủ lạnh, máy làm đá, dụng cụ pha chế. Giá dao động lớn giữa dòng cơ bản và chuyên nghiệp — nên chọn theo quy mô và concept để cân đối chất lượng và ngân sách.

4. Nguyên liệu pha chế

Cà phê, trà, sữa, syrup, topping. Cần nguồn cung uy tín và quản lý kho tốt để tránh lãng phí hoặc thiếu hàng.

5. Nhân sự, marketing và pháp lý

• Nhân sự: lương pha chế, phục vụ, thu ngân, quản lý cùng phúc lợi, bảo hiểm.
• Marketing: logo, bảng hiệu, menu, quảng cáo mạng xã hội, sự kiện khai trương.
• Pháp lý: giấy phép kinh doanh, an toàn thực phẩm, thủ tục thuế — bắt buộc nhưng thường không chiếm nhiều ngân sách.
• Vận hành hàng tháng: điện, nước, gas, wifi, bảo dưỡng thiết bị.

Mẹo dự trù ngân sách

• Lập bảng khối lượng (BOQ) cho phần thi công: biết rõ từng hạng mục thay vì báo giá tổng để tránh phát sinh.
• Chừa quỹ dự phòng ~10-15% cho phát sinh khi cải tạo mặt bằng cũ.
• Chừa vốn vận hành 3-6 tháng đầu vì quán thường chưa hòa vốn ngay.

Kiểm soát chi phí thi công bằng một đầu mối

Trong các khoản trên, phần dễ đội chi phí và phát sinh nhất là thiết kế – thi công, đặc biệt các hạng mục kỹ thuật F&B (pha chế, cấp thoát nước, hút mùi, điện, chống thấm). Gom về một tổng thầu giúp bạn có bảng khối lượng minh bạch, kiểm soát tiến độ và tránh xung đột giữa các đội.

AIC thiết kế và thi công trọn gói quán cà phê, nhà hàng theo mô hình một đầu mối, hơn 10 năm kinh nghiệm (tiền thân Nhân Việt từ 2016, AIC thành lập 2019) với hai nhà máy sản xuất nội bộ (1.200 m² và 600 m²) để chuẩn hóa quầy, kệ, đồ gỗ. Từ mặt bằng, AIC dựng khái toán BOQ trong khoảng 4 giờ để bạn ước lượng ngân sách và ghi rõ mốc khai trương trong hợp đồng; công trình bàn giao kèm bảo hành đến 24 tháng. Xem chi tiết dịch vụ thiết kế thi công nhà hàng, quán cà phê.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí nào lớn nhất khi mở quán cà phê?

Thường là thuê mặt bằng và thiết kế – thi công nội thất. Mặt bằng ở khu trung tâm chiếm phần lớn, còn thi công có thể dao động mạnh tùy phong cách, diện tích và hạng mục kỹ thuật F&B.

Làm sao kiểm soát chi phí thi công quán cà phê?

Lập bảng khối lượng (BOQ) chi tiết từng hạng mục ngay từ đầu, chọn phong cách phù hợp ngân sách và gom thi công về một tổng thầu để có báo giá minh bạch, tránh phát sinh giữa chừng.

Nên chừa quỹ dự phòng bao nhiêu khi mở quán?

Nên chừa khoảng 10-15% ngân sách thi công cho phát sinh (nhất là khi cải tạo mặt bằng cũ) và thêm vốn vận hành cho 3-6 tháng đầu, vì quán thường chưa hòa vốn ngay giai đoạn mới mở.